作者：Dr Piotr Wozniak, October 1999
翻译：Gemini-1.5
链接：https://super-memory.com/articles/tasklists.htm
| 本文介绍了任务列表的概念，以及如何将其用于时间管理和工作相关的压力管理 | “时间管理的核心可以用一句话概括：围绕优先级来组织和执行”，史蒂芬·柯维，《高效能人士的七个习惯》 |
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科技带来的喜忧参半
我们文明发展的步伐似乎从未停止加速。我们在生活质量改善领域发明的越多，就越会被科技带来的便利所淹没。互联网改变了沟通的方式，但也带来了新的问题，比如信息疲劳综合症 (IFS) 或网络成瘾症 (IAD) 等新名词。电子邮件彻底改变了所有平台（商业、科研、个人等）的人际交流，但我们中的许多人仍然无法及时处理每天涌入的几十条消息，即使每封电子邮件可能都包含重要的“谢谢”、商业想法或“好久不见”的问候。本文提出了一个通用的解决方案，以解决工作和生活中的任务超负荷问题。
压力过大
压力管理的一个关键问题是工作超负荷的管理。在工业化国家，有 10% 的人承受着过大的压力（临床上称为生物胺和内啡肽系统传递的信号不足）。压力过大主要由两个因素导致：(1) 工作超负荷和 (2) 变化。至于变化，即使是看似令人愉快的变化也会增加压力，比如结婚、度假、美好的约会、新工作等等。那些压力过大的人应该寻求稳定，而不是改变。一个最好的方法是：让你的生活像时钟一样有规律！即使它变得有点无聊，至少它不会带来压力，也不会损害你的健康。判断压力和变化是否对你有益的一个简单方法是：只要它们明显让你感到愉快，它们通常不会有害！
过量的工作量
除了变化因素，压力过大的第二个重要来源是过量的工作量。工作本身并没有害处。对于那些被称为工作狂的人来说，大量的工作甚至可能是维持大脑中神经递质平衡的必要条件。与工作相关的有害因素包括：期望落空、快速变化、混乱的多任务处理、不确定性、被打断等等。全神贯注地完成一项定义明确的工作几个小时，可能比无所事事更有益于你的精神状态。反之，即使一个小时的混乱也可能严重破坏你的专注力、睡眠质量和与同事的沟通能力。当你开始工作时，你会在潜意识里为自己的一天设定一些期望。如果这些期望因为你无法控制的因素而落空，你最终会感到失望和压力过大。以下是一些会破坏你工作期望的例子：
- 你的老板走进你的办公室，在不考虑你当前任务的情况下，给你安排新的任务
- 你的员工每 20 分钟就来问你新问题，让你无法推进工作
- 你的手机响个不停
- 你的办公桌上堆满了未回复的信件，或者你的收件箱里有大量无法处理的邮件
- 突然发生坏消息，你必须制定应急计划
- 你同时处理太多事情，多任务处理变成了一团乱麻
- 你的日历上没有空闲时间来安排新任务，或者你花在把任务从一天拖到另一天的时间，比实际做事的时间还多
如果以上任何一点让你觉得熟悉，那么你肯定对导致工作压力的原因深有体会。
针对上述问题，这里有一些简单、常用且通常有效的方法：
- 和你的老板讨论频繁变动带来的低效率问题，并提出一些规则。规则是人际关系的关键，这包括你的婚姻、商务关系以及你与老板或员工之间的关系。
- 制定规则，明确你的员工在什么情况下可以打断你，什么情况下不可以。
- 只在特定的时间打开你的手机，或者让你的秘书过滤来电（我个人推荐的方案是：完全不用手机，改用电子邮件）。
- 对你的邮件和信件进行优先级排序。尽量不要因为紧急性和截止日期而妥协。接受有些邮件需要比发件人预期的更久才能得到回复。
- 接受工作可能会因为不确定性而发生彻底改变的可能性。学会冷静地重新规划并在必要时重新安排优先级。
- 集中精力，专注于自己的专业领域。同时做太多事情肯定会影响效率。学会把工作委托给别人。你不可能做所有的事情，也不可能事事都检查。在某些时候，事必躬亲的管理会限制你发展壮大的机会。
- 明确区分哪些任务必须安排到你的日历上（例如，因为有截止日期），哪些任务可以放到你按优先级排序的待办事项列表里。
使用待办事项列表来应对压力过大
待办事项列表可以帮助你解决以上提到的一些问题：
- 征得老板同意后，根据他或她自己的标准，建立一个按优先级排序的待办事项列表。如果有新任务，如果它的价值没有高于列表顶端的任务，就让它排在后面。真诚地和老板讨论这个问题。
- 要求你的员工建立待办事项列表，并通过待办事项列表来处理他们的请求（见下文）。
- 使用待办事项列表来管理你的邮件优先级，等等。
然而，待办事项列表的一个内在问题是，它们会不断增长，超出可管理的范围。只有那些不关心时间管理的人才不会为待办事项列表过长而烦恼。其他人都有自己解决待办事项列表过长问题的方法（如果你的方法没有在这里列出，请联系我们）。以下是一些常见的例子：
- 专门研究压力管理的心理学家建议：删除你待办事项列表的底部 或 定期筛选，删除 50% 的内容。
- 波兰分子记忆机制专家莱赫·卡奇马雷克教授曾让我惊讶于他的独特方法：我不做笔记，也没有日程表。我忘记的任何事情，一定是不够重要。确实，自然的遗忘机制可以有效地简化待办事项列表。然而，这种方法可能不适合所有人，它的主要缺点是可能会带来压力。很多人可能会担心重要的约会、截止日期或者承诺没有完成（这可能会带来无法预料的后果）。
- 很多人在桌子上使用便利贴，并试图尽快处理掉它们。这种方法不适用于那些有很多想法和需要联系很多人的人。他们最终会做很多不重要的事情，只是为了让桌面看起来干净。关键是要记录下所有的想法，但只处理那些最有可能产生价值的想法（稍后会详细说明）。
- 个人信息管理工具 (PIM) 的使用越来越普及。所有想法都可以在当天记录下来或者安排执行。然而，随着时间的推移，笔记、任务和约会的数量不断增加，你可能会浪费越来越多的时间浏览待办事项列表和重新安排约会。你并不需要是个拖延症患者，就会发现自己一遍又一遍地把任务从一天拖到另一天（可能几十次甚至上百次）！转移一项任务所花费的时间，加起来可能比直接执行它还要多！
任务列表解决了工作量过大的问题！
处理待办事项列表的合理方法是：
- 如果一个任务的价值低于执行它所需要的时间成本，那就放弃这个任务。
- 如果执行一个任务所花费的时间少于记录它的时间，那就立刻执行或者直接放弃它。
- 否则，就记下这个任务。
- 尽可能避免那些需要预先安排或者有截止日期的任务。虽然这通常不太可能，但它能让你的生活和计划更轻松。避免截止日期通常是一种生活方式的选择，而不是必须。检查一下你是不是过度依赖他人甚至屈服于他人。学会说“不”，并且避免轻易承诺（除了：“我会把它加入我的待办事项列表，并在合适的时机执行”）。检查一下，是不是那些（不必要的）承诺导致了你大部分的截止日期！
- 如果任务必须在某一天或者某个时间完成，或者必须在某个截止日期之前完成，请把它记在你的个人信息管理工具的相应时间段里。
- 如果任务的价值不受时间限制，请把它放在按优先级排序的待办事项列表里。
- 使用“价值时间比”或类似的标准对你的待办事项列表进行优先级排序。在本文的后续部分，我将使用“任务列表”这个词：任务列表就是一个使用“价值时间比”标准进行优先级排序的待办事项列表。
“价值时间比”是一个通用标准，应该广泛应用于最大化你的行动效率。毕竟，无论你的价值体系如何，你肯定都希望在单位时间内产生最大的价值。从投资者的角度来看，你可能会问：“为什么不使用利润标准，比如收入减去成本或者类似的标准呢？”
假设你有 100 美元可以投资，现在有两个任务：一个任务是让你花 100 美元买一个软件包，然后以 105 美元的价格卖出。另一个任务是让你花 1 美元买一个电池，然后以 2 美元的价格卖出。如果使用利润标准，你会先买那个软件包。毕竟，它可以带来 5 美元的利润，而电池只能带来 1 美元的利润。然而，用你这 100 美元，你可以买 100 个电池，最终获得 100 美元的利润。换句话说，你不能只用利润来作为排序标准。你应该使用“利润/投资”标准，这会让电池（“利润/投资”=1）远高于软件包，后者的“利润/投资”= (105-100)/100 = 0.05。
你很快会注意到，除了电池的成本，你还应该考虑其他成本，比如你宝贵的时间成本！你也会发现，“价值时间比”标准其实是“价值/投资”标准（或者“利润/投资”等）的另一种表达方式。请注意，这些都只是对同一概念的不同解释：投资效率。
任务列表是压力管理工具吗？
如果你使用任务列表，你就不必担心你的待办事项列表会超过一千个条目！使用一个按优先级排序的待办事项列表，其实是在承认：你不可能完成所有别人希望你做的事情！你也不可能完成所有你自己想做的事情！尽力而为就好！
对很多人来说，任务列表的概念可能没有吸引力，因为他们无法准确评估：时间的价值、任务的持续时间、完成任务后产生的价值等等。如果没有准确的评估，任务列表会变成一个随机排序的待办事项列表。即便如此，在以下情况下，我仍然推荐你使用任务列表：
- 排序后的列表可以减轻你浏览大量待办事项时的压力。
- 评估任务价值和持续时间的能力会随着时间的推移而提高，使用任务列表的好处也会日益增加。
那些使用任务列表的人会体验到以下好处：
- 不再担心漏掉重要的事情！即使有些事情看起来很重要，但如果没有完成，那也是因为客观上不可能完成！
- 不再担心别人问你为什么没有做他们要求你做的事情！你可以展示你的任务列表和你的评估。出于礼貌，你甚至可以提高某个特定任务的评估值。如果这仍然不能让这个任务排到前面，那就直接不做！
- 可以轻松地重新评估和调整优先级。如果情况发生变化，你可以在列表中找到对应的任务，更改其评估值或时间，然后重新排序列表。
任务列表是一个出色的压力管理工具！ 如果你不同意，或者只是觉得任务列表浪费时间，请联系我。我很乐意听取你的意见，甚至把你评论添加到网页底部。
你可以使用什么任务列表管理器？
遗憾的是，我无法推荐任何能够使用“价值时间比”标准对任务列表进行排序的个人信息管理工具。我目前还没有发现！如果你知道，请告诉我 [自从我发表这篇文章以来，很多人推荐了：Above&Beyond，据说它可以提供最好的优先级处理]。
好消息是，我们的快速学习软件 SuperMemo 可以让你轻松地对任务列表进行优先级排序，并使用“价值时间比”标准对它们进行排序！任务列表之所以会出现在 SuperMemo 中，是因为它们是实现“阅读列表”的基础概念。“阅读列表”也是一个任务列表，其中的每个任务都是一篇需要阅读的文章。Windows 版 SuperMemo 99 利用阅读列表，帮助学生有效地将电子文章中的知识转化为他们能够记住的知识。任务列表管理是阅读列表管理的基础，它的出现也为 SuperMemo 带来了有益的附加功能，可以帮助你用 SuperMemo 管理你的任务列表！也就是说，你现在可以使用 SuperMemo 进行时间管理和压力管理了！
我使用任务列表已经快十年了，而且发现 SuperMemo 中的实现大大提高了程序的功能性。我希望微软的 Outlook 和其他同类软件也能加入类似的功能。尽管我认为 MS Outlook 2000 是一款非常好的软件，但它提供的三个优先级选项对我来说毫无用处！
加入，放下，执行
有了 SuperMemo 中的任务列表，你永远不必担心会错过重要的想法，或者把想法存储在个人信息管理工具中会分散你的注意力，浪费你宝贵的时间（浏览，移动等等）。任务列表可以帮你用合理且心理学上可行的方式处理你的待办事项列表：加入，放下，执行。
加入： 你可以根据需要加入尽可能多的任务，而不会增加你的精神负担或者浪费时间。
放下： 加入任务后，你可以暂时忘记它，不用担心它永远不会再出现（只要它足够重要）。
执行： 从优先级最高的任务开始，依次执行任务列表中的任务。在一段时间内，你只需要执行一项任务。即使列表里还有一千个未完成的任务，你也可以确保自己已经尽力而为了！
为了简化你的评估，你可以为每天（或者至少每周）的每个任务列表设定固定的时间。例如，你每天应该最多花 90 分钟处理电子邮件，70 分钟阅读，40 分钟处理“次要任务”等等。这可以帮助你找到不同活动之间的正确平衡点，并在长期结果不符合预期时进行调整。
任务列表示例
例如，如果你想系统地扩展你从新闻、网络或与他人交谈中了解到的百科知识，你可以创建一个如下的任务列表。你可以每天花 10-20 分钟用 CD-ROM 百科全书查找相关条目，并将它们导入你的阅读列表。创建如下的任务列表可以帮你避免在没有深入分析的情况下草率地浏览条目，同时又能确保你从最重要的地方开始。“任务”是你想要深入了解的条目或概念的名称。“价值”是你认为获得新知识的美元价值。“时间”是你预计在百科全书或互联网上找到并阅读该条目所需的时间。“优先级”表示你每小时的知识探索可以产生的价值：
| 任务 | 价值 [$] | 时间 [小时] | 优先级 [美元/小时] |
|---|---|---|---|
| 笛卡尔 | 7 | 0.1 | 70 |
| 牛顿 | 13 | 0.2 | 65 |
| 计算机历史 | 30 | 0.5 | 60 |
| 萨达姆·侯赛因 | 12 | 0.2 | 60 |
| 塔希提岛 | 6 | 0.1 | 60 |
| 穆罕默德先知 | 5.9 | 0.1 | 59 |
| 逻辑实证主义者 | 5.7 | 0.1 | 57 |
| 教育史 | 85 | 1.5 | 56.66 |
| B. F. 斯金纳 | 11 | 0.2 | 55 |
| 巴解组织 | 10 | 0.2 | 50 |
| 方济各会 | 5 | 0.1 | 50 |
| 米哈伊尔·戈尔巴乔夫 | 10 | 0.2 | 50 |
| 量子力学 | 30 | 0.7 | 42.86 |
| 恐怖统治 | 8 | 0.2 | 40 |
| 脊柱裂 | 3.9 | 0.1 | 39 |
| 东正教 | 3.6 | 0.1 | 36 |
| 柴可夫斯基 | 3.5 | 0.1 | 35 |
| 伊迪·阿明 | 3.4 | 0.1 | 34 |
如果你想合理安排你的支出，你可以根据你预计每天节省的时间创建一个购物清单。“项目”是你想要购买的物品。“节省”是你预计购买该物品后每天可以节省的时间。例如，如果你订阅了“科学发现”频道，你可能会每天花 20 分钟观看“科学新闻”，但由于你知识的增长，你每天可以节省 28 分钟，这相当于每天净赚 8 分钟（这些评估可能很主观，但它们为你的购物清单提供了合理的依据）。“价格”是商品的价格。“优先级”表示你每花费 1 美元，实际每天可以节省多少分钟。
| 项目 | 节省 [分钟] | 价格 [$] | 优先级 [分钟/美元] |
|---|---|---|---|
| SuperMemo 99 | 10 | 29.5 | 0.339 |
| 科学发现 频道 | 8 | 38 | 0.211 |
| 订阅 PC World | 5 | 40 | 0.125 |
| 电动剃须刀 | 2.5 | 43 | 0.058 |
| CD-ROM 词典 | 5 | 99 | 0.051 |
| 滤水器 | 15 | 325 | 0.046 |
| WinCE 计算机 | 21 | 500 | 0.042 |
| 电动天平 | 1.5 | 39 | 0.038 |
| 新的轮滑鞋 | 1.2 | 200 | 0.006 |
如果你想在 CDNow.com 上购买你喜欢的音乐 CD，你可以对音乐进行排名，看看每花费 1 美元可以获得多少价值：
| 艺术家和标题 | 歌曲排名价值 [$] | 价格 [$] | 价值/价格 [$/美元] |
|---|---|---|---|
| Zapp - Zapp | 44 | 16 | 2.75 |
| Bar-Kays - Money talks | 38 | 14 | 2.714 |
| Tower Of Power - We Came To Play | 32 | 15 | 2.133 |
| The Birth of Cool Funk | 19 | 9 | 2.111 |
| LTD - Togetherness | 25 | 14 | 1.786 |
| Fatback - Fattest of Fatback | 21 | 12 | 1.75 |
| Brass Construction - Get up to get down | 22 | 13 | 1.692 |
| Graham Central Station - Ain’t no bout-a-doubt it | 22 | 13 | 1.692 |
| Was not Was - Dad, I’m in jail | 31 | 19 | 1.632 |
最重要的是，你需要创建任务列表来安排你的日常任务、员工的任务、构成你的项目的任务等等。
例如，SuperMemo 的开发任务列表超过 2000 个任务。大部分想法都来自 SuperMemo 的用户，但由于资源、时间、截止日期等限制，只有一小部分可以付诸实现。开发周期从选择新版本的关键功能开始（例如 SuperMemo 99 中的阅读列表）。一旦这些功能被设计并初步实现，后续的开发将严格按照开发任务列表进行。渐渐地，通过添加新功能或者把任务移动到下一个版本（这是单独的任务列表），2000 项任务的长列表被缩短。一旦 SuperMemo 进入 Beta 测试阶段，所有没有被标记为错误的功能都会被移动到下一个版本的任务列表。最后，一旦所有错误都被解决，当前版本的任务列表就会清空，新版本的 SuperMemo 就可以发布了。下一个版本的任务列表包括所有来自 Beta 测试人员和客户的新建议，以及从上一版本继承但未实现的任务。
任务列表的一个重要例子是为你的员工创建的任务列表（你的每个员工都应该有自己的任务列表）。任务的价值自然可以用美元（或者其他货币）来衡量。选择时间字段比较棘手。如果你非常重视自己的时间，你可能只会记录你解释任务、监督执行或者检查结果所花费的时间。然而，这会让你优先处理那些价值高但只需要你很少关注的任务，尽管它们可能非常耗时和浪费。这可能让你倾向于让你的员工去做一些繁重的工作，而你只需要花费很少的精力。当然，你不能使用你员工的时间作为任务的时间属性，因为你花费的时间不可能忽略不计。唯一合理的解决方案是把你自己和你的员工完成任务所需的时间加起来。显然，你需要将你的时间乘以一个适当的系数，来表达你可能更关心自己的时间，而不是员工的时间。一个 10 倍的系数并不罕见。老板有感觉自己很重要的特权。更方便的方法是将你和员工的时间都换算成美元，然后简单地将两个美元数相加。
任务列表的应用是无穷无尽的。你可以列出你在网上要查找的东西、园艺杂务、你妻子让你修理的家用物品、要写的信件、要买的书籍等等。你甚至可以把自己的流行歌曲排行榜做成一个任务列表（忽略时间字段）。一旦你培养了快速评估你的时间和生活中事物价值的能力，你就会发现任务列表必不可少。有了任务列表，你就可以在工作和生活中都轻松地做到最优化。
如果你有任务列表的有趣例子，请告诉我。
你可以使用 Windows 版 SuperMemo 99 来管理多个任务列表。更多信息，请参阅：任务列表管理器
这是 SuperMemo 99 中任务列表的样子：
要了解更多关于压力管理的科学，请参阅：压力、抑郁、焦虑、睡眠问题和药物使用的医学基础
另请参阅：任务列表常见问题解答